Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§ ja EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen seloste.

1. Rekisterin pitäjä ja yhteystiedot

Työmaapalvelut Express Oy 
Y-tunnus: 2706974-5
c/o Likeit Economics Oy
Kankurinkatu 4-6
05800 Hyvinkää
valvomo@tpex.fi

2. Rekisterin nimi

Työmaapalvelut Expressin asiakas-, yhteistyökumppani- ja työntekijärekisteri (omat ja vuokratut työntekijät sekä entiset työntekijät)
Rekisterissä on tietoja: 

  • Työntekijöistä
  • Käyttämistämme vuokratyöntekijöistä
  • Asiakkaista ja potentiaalisista asiakkaista
  • Tavarantoimittajista

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä olevia työntekijöiden, vuokratyöntekijöiden sekä entisten työntekijöiden tietoja käytetään työsuhteen ja siihen liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi sekä laskutusaineiston luontiin (tuntikirjaukset).  Asiakkaiden osalta tietoja käytetään asiakaspalveluun, sopimusasioiden hallintaan, laskutukseen, myyntiin ja asiakassuhteen ylläpitämiseen sekä kehittämiseen ja viestintään. Potentiaalisten asiakkaiden kohdalla tietoja käytetään yrityksen asiakassuhteen syntymiseen. Tavarantoimittajien tietoja rekisteriin kerätään laskutuksellisten asioiden takia ja yhteistyön kehittämiseksi. 

4. Rekisterin sisältämät tiedot

Työntekijöiden (omat nykyiset sekä entisen työntekijät): 

  • Perustiedot, kuten nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköposti, kansalaisuus
  • Osaaminen (sis. mm. korttien voimassaoloajat), koulutus, työkokemus (entiset työnantajat, työtehtävät, työn sisältö)
  • Työsuhteen ja palkanmaksun kannalta olennaiset tiedot kuten henkilötunnus, palkkatiedot, tehdyt työtunnit, palkkalaskelmat, verokorttitiedot
  • Asiakkaat/työmaat, joilla työntekijä on tehnyt töitä
  • Ulkomaalaisten työntekijöiden kohdalla työnteko-oikeuteen liittyvät dokumentit
  • Rekisterissä on myös muita työntekijän antamia tietoja sekä asiakkaiden mahdollisesti antamia arvioita työntekijän työnteosta
  • Pääsääntönä on, että työntekijöistä tallennetaan tietoja, jotka ovat työsuhteen kannalta välttämättömiä, jotta rekisterinpitäjä voi huolehtia työnantajavelvoitteistaan. 

Vuokratyöntekijät: 

  • Perustiedot, kuten nimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköposti, kansalaisuus
  • Työnantaja 
  • Tuntiveloitus/tuntipalkka
  • Tehdyt työtunnit
  • Asiakkaat/työmaat, joilla työntekijä on tehnyt töitä
  • Erityisosaaminen ja työssä vaadittavat kortit sekä työnteko-oikeutta koskevat dokumentit
  • Rekisterissä on myös muita työntekijän antamia tietoja sekä asiakkaiden mahdollisesti antamia arvioita työntekijän työnteosta

Asiakkaat: 

  • Yrityksen perustiedot, kuten nimi, y-tunnus, osoite, yhteyshenkilöt ja heidän yksikkö ja tehtävänimikkeet sekä yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
  • Laskutustiedot (hinnat, maksuehdot, maksutapa/laskutustapa, laskutusosoitteet sekä muut laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot)
  • Asiakassopimukset 
  • Muut asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät välttämättömät tiedot
  • Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityjen omien työntekijöiden tiedot saadaan heiltä itseltään. Mikäli työsuhde syntyy vuokratyön kautta tai työntekijä tekee vuokratyötä, saadaan tiedot henkilöstöpalvelualanyrityksestä työntekijän antamalla luvalla. Tietoja päivitetään työsuhteen aikana sekä muokataan ja täydennetään mm. asiakkailta ja työntekijältä saatavien tietojen perusteella. Työntekijän velvollisuus on pitää perustietonsa ajan tasalla.

Asiakkaiden rekisteröidyt tiedot saadaan asiakkailta itseltään, heidän edustamaltaan taholta, julkisista internetlähteistä ja/tai kaupallisista asiakastietokannoista. Näiden lisäksi rekisterinpitäjä tallentaa asiakassuhteen kautta saatuja tietoja, mikäli niillä on vaikutusta asiakassuhteen hoitamiseen.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Työntekijöiden tietoja luovutetaan asiakkaalle siinä määrin kuin se on tarpeellista (yleensä nimi ja yhteystiedot, työvuorot) työnteon sujuvuuden ja työvuorojen hyväksymistä varten. Työnluonteesta riippuen asiakkaille voidaan luovuttaa myös tietoja työntekijän työkokemuksesta, koulutuksesta sekä pätevyystietoja (mm. työssä vaadittavat kortit). Lisäksi tallennettuja henkilötietoja luovutetaan viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja rekisteristä voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti (salliva ja velvoittava).

Asiakkaiden tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille myynti- tai markkinointitarkoituksiin ilman asiakkaan erillistä lupaa. Asiakastietoja voidaan käyttää omien kampanjoiden toteuttamiseen ja tutkimustoimintaan.

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA: ulkopuolelle, mikäli luovutus ei ole tarpeen. Luovutus on tarpeen, mikäli se on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn edun mukaista (esim. viisumin asiat).

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Huolellinen rekisteritietojen käsittely on tärkeää rekisterinpitäjälle. Sähköiseen rekisteriin pääsyä on rajoitettu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä tietoja käsittelevät vain ne, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella. Paperisia dokumentteja pyritään minimoimaan ja ne säilytetään lukituissa tiloissa ja rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopioita. 

9. Henkilötietojen säilytys

Tietoja säilytetään niin kauan kuin se kulloinkin on tarpeellista ja laissa määrätty. Työntekijöiden henkilötiedot ja palkanmaksuun liittyvät tiedot pysyvät rekisterissä ja arkistoissa aina, samoin asiakkaiden tilauksiin ja tehtyihin työtunteihin liittyvät tiedot. 

10. Tietojen tarkastus- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa ja pyytää korjausta tai tietojen poistamista rekisterinpitäjältä. Työntekijät voivat tarkastaa ja muuttaa omia perustietojaan suoraan kirjautumalla järjestelmään saamillaan tunnuksilla. Tarkastus- ja korjauspyynnöt voi osoittaa myös kirjallisella allekirjoitetulla pyynnöllä rekisterinpitäjälle. Tietojen poistaminen rekisteristä voidaan tehdä, mikäli poistamiselle ei ole estettä.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö markkinoinnissa ja tutkimustoiminnassa. Tämä kielto on esitettävä kirjallisesti rekisterin pitäjälle.